Pada sistem GTD (Getting Things Done), langkah awal yang harus dilakukan untuk mulai mengisi sistem kita adalah dengan mengumpulkan berbagai “hal” yang belum selesai (open loops).
Hal-hal ini beraneka macam bentuknya. Bisa berupa surat tagihan yang harus dibayar, email yang harus dibalas, ide yang perlu diwujudkan, hingga hal-hal yang rasanya kurang penting seperti senter yang perlu diganti baterainya.
Hal-hal ini harus dikumpulkan pada suatu tempat dimana nantinya kita bisa mengakses tempat tersebut dan mengeluarkan hal-hal dari tempatnya untuk diproses lebih lanjut. Tempat penampungan tersebut bisa berupa wadah dalam bentuk fisik (keranjang, ember, dsb), bisa juga dalam bentuk catatan di kertas, maupun dalam bentuk digital (inbox email, folder penyimpanan file sementara, dsb).
Menurut David Allen, tempat penampungan ini tidak boleh terlalu banyak, tapi juga tidak boleh terlalu sedikit. Jika terlalu banyak, kita akan kesulitan saat akan memproses nantinya. Dan jika terlalu sedikit, akan ada hal-hal yang tidak tertampung karena tempat penampungan sudah penuh.
Saya menyiapkan beberapa tempat penampungan dalam sistem GTD yang saya bangun, antara lain:
Penampungan digital
- Inbox Email
- Inbox Doit.im
- Folder Download
- Folder Jurnal di Dropbox
Penampungan fisik
- Paper tray di meja kerja
- Pintu lemari es
- Keranjang inbox di sebelah meja kerja
- Keranjang inbox di anak tangga menuju meja kerja
Sistem GTD digital saya menggunakan aplikasi Doit.im yang dapat diakses melalui komputer maupun smartphone. Pada aplikasi ini tersedia Inbox yang dapat digunakan untuk menyimpan task-task dan ide-ide yang tiba-tiba muncul di pikiran saya.
Untuk hal-hal dalam bentuk file, saya menampungnya di folder Download di komputer.
Jika hal tersebut berupa ide artikel atau draft tulisan di blog, maka saya menampungnya di folder Jurnal di Dropbox yang disinkronisasi di komputer dan smartphone. Saya biasa memulai menulis draft tulisan di smartphone, kemudian nanti dilanjutkan menggunakan komputer (termasuk tulisan ini). Dengan memiliki satu folder yang tersinkronisasi, saya tidak perlu melakukan copy-paste file tersebut. File yang saya buat di smartphone akan secara otomatis tercopy di komputer, demikian pula sebaliknya.
Meja kerja saya berada di lantai atas, dan kadang-kadang saya merasa malas untuk naik ke lantai atas hanya untuk mengisi inbox. Oleh karena itu saya menyiapkan inbox di lantai bawah dan di lantai atas.
Untuk hal-hal dalam bentuk kertas, saya menampungnya di pintu lemari es di lantai bawah dan paper tray di lantai atas. Sedangkan hal-hal dalam bentuk barang saya tampung di keranjang di lantai bawah dan atas. Keranjang di lantai bawah saya letakkan di tangga menuju ke lantai atas agar terlihat ketika saya menuju meja kerja. Dengan demikian, setiap kali saya naik ke lantai atas, saya akan meluangkan waktu untuk melihat keranjang di bawah. Apabila ada isinya, saya akan membawanya ke lantai atas untuk dijadikan satu ke dalam keranjang inbox di lantai atas.
Catatan Triyan 