Dalam bukunya, David Allen mendefinisikan proyek sebagai hasil yang diinginkan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan untuk mewujudkannya.
Pengertian ini jauh berbeda dengan yang selama ini saya ketahui. Proyek dalam pikiran saya adalah seperti proyek pembangunan jalan, proyek pembuatan alat elektronika, proyek pengembangan perangkat lunak… dengan kata lain proyek adalah suatu pekerjaan yang membutuhkan effort tinggi.
Dalam sistem GTD, semua pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan bisa disebut sebagai proyek. Dengan demikian, pekerjaan mengganti baterai senter pun juga bisa dikategorikan sebagai proyek, karena ada dua tindakan yang harus dilakukan: membeli baterai yang baru, kemudian memasangnya ke dalam senter.
Kita tidak bisa mengerjakan sebuah proyek. Yang bisa kita lakukan adalah mengerjakan langkah-langkah atau tindakan di dalam proyek tersebut. Keberhasilan proyek akan tercapai bila kita telah selesai mengerjakan semua langkah di dalam proyek tersebut.
Untuk mencapai kondisi “mind like water”, kondisi ketenangan jiwa, dimana kita merasa paham betul dengan rencana-rencana kita, maka kita harus memiliki gambaran secara detail langkah apa saja yang harus kita lakukan untuk meraih hasil yang kita inginkan, dan bagaimana rasanya jika tujuan itu telah tercapai. Kemudian kita menulis daftar langkah yang harus kita lakukan sebagai panduan kita dalam mewujudkan tujuan tersebut.
Langkah-langkah atau tindakan dalam suatu proyek tidak harus ditulis secara berurutan, tetapi kita perlu mengelompokkannya berdasarkan konteks. Dalam merencanakan tindakan apa yang kita pilih untuk dilaksanakan saat ini, kita melihat berdasarkan konteks tindakan tersebut. Misalnya ketika kita sedang berada di dekat telepon, kita akan memilih tugas-tugas yang berhubungan dengan menelepon.
Walaupun demikian, ada juga tindakan-tindakan yang harus dilakukan secara berurutan. Untuk itu dalam merencanakan tindakan yang akan kita lakukan, kita harus selalu mengacu pada tujuan, untuk apa kita melakukan suatu tindakan. Maka kembali lagi, sangatlah penting untuk memiliki secara detail tindakan-tindakan yang akan kita lakukan dalam proyek kita.
Catatan Triyan 