Sistem GTD tidak menggunakan perencanaan harian. Di dalam satu hari, kita mungkin bisa berpindah-pindah dari satu lokasi ke lokasi lain, bisa bertemu dengan orang-orang yang mungkin tidak kita rencanakan sebelumnya, bisa mengerjakan beberapa proyek yang berbeda dalam satu hari… Perencanaan harian tidak bisa mengakomodasi hal-hal yang semakin kompleks.
Dalam memilih kegiatan apa yang akan kita lakukan pada saat ini, sistem GTD menggunakan 4 kriteria:
- Konteks
- Ketersediaan waktu
- Ketersediaan energi
- Prioritas
Konteks
Dewasa ini orang semakin mobile, bekerja secara berpindah-pindah dan bertemu banyak orang baik secara langsung maupun melalui alat telekomunikasi.
Pengelompokan tugas berdasarkan konteks akan memudahkan kita dalam memilih tindakan yang akan kita lakukan pada suatu waktu.
Sebagai contoh, ketika kita berada di dekat pesawat telepon, kita akan memilih tugas-tugas yang ada hubungannya dengan telepon. Ketika berada di depan komputer, kita akan melakukan kegiatan misalnya menyelesaikan laporan, mempelajari artikel di Internet, dan sebagainya.
Ketersediaan waktu
Setelah kita menemukan tugas-tugas dengan konteks yang tepat, maka kita perlu bertanya, apakah waktu yang kita miliki mencukupi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Melakukan pekerjaan yang sudah pasti tidak dapat diselesaikan, malah akan menimbulkan stres, sebaiknya kita memilih tugas-tugas yang memang benar-benar dapat kita selesaikan.
Ketersediaan energi
Kondisi fisik sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pekerjaan yang akan kita laksanakan. Ketika kita sedang merasa lelah, sebaiknya kita tidak memilih tugas-tugas yang memerlukan aktivitas fisik yang berat.
Demikian pula ketika pikiran sedang sumpek, lebih baik kita memilih tugas-tugas yang ringan dan menyenangkan.
Prioritas
Kriteria yang terakhir yang harus kita pikirkan adalah skala prioritas. Kita tentu akan mendahulukan tugas-tugas yang mendesak, walaupun tugas tersebut terasa tidak menyenangkan, daripada tugas-tugas yang lebih menyenangkan namun tidak harus dilaksanakan saat itu juga.
Catatan Triyan 