Memilih Kegiatan yang Akan Dilakukan

Sistem GTD tidak menggunakan perencanaan harian. Di dalam satu hari, kita mungkin bisa berpindah-pindah dari satu lokasi ke lokasi lain, bisa bertemu dengan orang-orang yang mungkin tidak kita rencanakan sebelumnya, bisa mengerjakan beberapa proyek yang berbeda dalam satu hari… Perencanaan harian tidak bisa mengakomodasi hal-hal yang semakin kompleks.

Dalam memilih kegiatan apa yang akan kita lakukan pada saat ini, sistem GTD menggunakan 4 kriteria:

1. Konteks
2. Ketersediaan waktu
3. Ketersediaan energi
4. Prioritas

Konteks

Dewasa ini orang semakin mobile, bekerja secara berpindah-pindah dan bertemu banyak orang baik secara langsung maupun melalui alat telekomunikasi.

Pengelompokan tugas berdasarkan konteks akan memudahkan kita dalam memilih tindakan yang akan kita lakukan pada suatu waktu.

Sebagai contoh, ketika kita berada di dekat pesawat telepon, kita akan memilih tugas-tugas yang ada hubungannya dengan telepon. Ketika berada di depan komputer, kita akan melakukan kegiatan misalnya menyelesaikan laporan, mempelajari artikel di Internet, dan sebagainya.

Ketersediaan waktu

Setelah kita menemukan tugas-tugas dengan konteks yang tepat, maka kita perlu bertanya, apakah waktu yang kita miliki mencukupi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Melakukan pekerjaan yang sudah pasti tidak dapat diselesaikan, malah akan menimbulkan stres, sebaiknya kita memilih tugas-tugas yang memang benar-benar dapat kita selesaikan.

Ketersediaan energi

Kondisi fisik sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pekerjaan yang akan kita laksanakan. Ketika kita sedang merasa lelah, sebaiknya kita tidak memilih tugas-tugas yang memerlukan aktivitas fisik yang berat.

Demikian pula ketika pikiran sedang sumpek, lebih baik kita memilih tugas-tugas yang ringan dan menyenangkan.

Prioritas

Kriteria yang terakhir yang harus kita pikirkan adalah skala prioritas. Kita tentu akan mendahulukan tugas-tugas yang mendesak, walaupun tugas tersebut terasa tidak menyenangkan, daripada tugas-tugas yang lebih menyenangkan namun tidak harus dilaksanakan saat itu juga.

“Proyek” Dalam Sistem GTD

Getting Things Done by David Allen.

Dalam bukunya, David Allen mendefinisikan proyek sebagai hasil yang diinginkan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan untuk mewujudkannya.

Pengertian ini jauh berbeda dengan yang selama ini saya ketahui. Proyek dalam pikiran saya adalah seperti proyek pembangunan jalan, proyek pembuatan alat elektronika, proyek pengembangan perangkat lunak… dengan kata lain proyek adalah suatu pekerjaan yang membutuhkan effort tinggi.

Dalam sistem GTD, semua pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu tindakan bisa disebut sebagai proyek. Dengan demikian, pekerjaan mengganti baterai senter pun juga bisa dikategorikan sebagai proyek, karena ada dua tindakan yang harus dilakukan: membeli baterai yang baru, kemudian memasangnya ke dalam senter.

Kita tidak bisa mengerjakan sebuah proyek. Yang bisa kita lakukan adalah mengerjakan langkah-langkah atau tindakan di dalam proyek tersebut. Keberhasilan proyek akan tercapai bila kita telah selesai mengerjakan semua langkah di dalam proyek tersebut.

Untuk mencapai kondisi “mind like water”, kondisi ketenangan jiwa, dimana kita merasa paham betul dengan rencana-rencana kita, maka kita harus memiliki gambaran secara detail langkah apa saja yang harus kita lakukan untuk meraih hasil yang kita inginkan, dan bagaimana rasanya jika tujuan itu telah tercapai. Kemudian kita menulis daftar langkah yang harus kita lakukan sebagai panduan kita dalam mewujudkan tujuan tersebut.

Langkah-langkah atau tindakan dalam suatu proyek tidak harus ditulis secara berurutan, tetapi kita perlu mengelompokkannya berdasarkan konteks. Dalam merencanakan tindakan apa yang kita pilih untuk dilaksanakan saat ini, kita melihat berdasarkan konteks tindakan tersebut. Misalnya ketika kita sedang berada di dekat telepon, kita akan memilih tugas-tugas yang berhubungan dengan menelepon.

Walaupun demikian, ada juga tindakan-tindakan yang harus dilakukan secara berurutan. Untuk itu dalam merencanakan tindakan yang akan kita lakukan, kita harus selalu mengacu pada tujuan, untuk apa kita melakukan suatu tindakan. Maka kembali lagi, sangatlah penting untuk memiliki secara detail tindakan-tindakan yang akan kita lakukan dalam proyek kita.

Inbox Pada Sistem GTD Saya

Pada sistem GTD (Getting Things Done), langkah awal yang harus dilakukan untuk mulai mengisi sistem kita adalah dengan mengumpulkan berbagai “hal” yang belum selesai (open loops).

Hal-hal ini beraneka macam bentuknya. Bisa berupa surat tagihan yang harus dibayar, email yang harus dibalas, ide yang perlu diwujudkan, hingga hal-hal yang rasanya kurang penting seperti senter yang perlu diganti baterainya.

Hal-hal ini harus dikumpulkan pada suatu tempat dimana nantinya kita bisa mengakses tempat tersebut dan mengeluarkan hal-hal dari tempatnya untuk diproses lebih lanjut. Tempat penampungan tersebut bisa berupa wadah dalam bentuk fisik (keranjang, ember, dsb), bisa juga dalam bentuk catatan di kertas, maupun dalam bentuk digital (inbox email, folder penyimpanan file sementara, dsb).

Menurut David Allen, tempat penampungan ini tidak boleh terlalu banyak, tapi juga tidak boleh terlalu sedikit. Jika terlalu banyak, kita akan kesulitan saat akan memproses nantinya. Dan jika terlalu sedikit, akan ada hal-hal yang tidak tertampung karena tempat penampungan sudah penuh.

Saya menyiapkan beberapa tempat penampungan dalam sistem GTD yang saya bangun, antara lain:

Penampungan digital

• Inbox Email
• Inbox Doit.im
• Folder Download
• Folder Jurnal di Dropbox

Penampungan fisik

• Paper tray di meja kerja
• Pintu lemari es
• Keranjang inbox di sebelah meja kerja
• Keranjang inbox di anak tangga menuju meja kerja

Sistem GTD digital saya menggunakan aplikasi Doit.im yang dapat diakses melalui komputer maupun smartphone. Pada aplikasi ini tersedia Inbox yang dapat digunakan untuk menyimpan task-task dan ide-ide yang tiba-tiba muncul di pikiran saya.

Untuk hal-hal dalam bentuk file, saya menampungnya di folder Download di komputer.

Jika hal tersebut berupa ide artikel atau draft tulisan di blog, maka saya menampungnya di folder Jurnal di Dropbox yang disinkronisasi di komputer dan smartphone. Saya biasa memulai menulis draft tulisan di smartphone, kemudian nanti dilanjutkan menggunakan komputer (termasuk tulisan ini). Dengan memiliki satu folder yang tersinkronisasi, saya tidak perlu melakukan copy-paste file tersebut. File yang saya buat di smartphone akan secara otomatis tercopy di komputer, demikian pula sebaliknya.

Meja kerja saya berada di lantai atas, dan kadang-kadang saya merasa malas untuk naik ke lantai atas hanya untuk mengisi inbox. Oleh karena itu saya menyiapkan inbox di lantai bawah dan di lantai atas.

Untuk hal-hal dalam bentuk kertas, saya menampungnya di pintu lemari es di lantai bawah dan paper tray di lantai atas. Sedangkan hal-hal dalam bentuk barang saya tampung di keranjang di lantai bawah dan atas. Keranjang di lantai bawah saya letakkan di tangga menuju ke lantai atas agar terlihat ketika saya menuju meja kerja. Dengan demikian, setiap kali saya naik ke lantai atas, saya akan meluangkan waktu untuk melihat keranjang di bawah. Apabila ada isinya, saya akan membawanya ke lantai atas untuk dijadikan satu ke dalam keranjang inbox di lantai atas.